Affärsresebyråernas framtid – nya roller i ett förändrat reselandskap
Affärsresandet står inför stora förändringar. Med ökade hållbarhetskrav, tekniska språng och nya förväntningar på service utmanas affärsresebyråerna att hitta sin roll i ett nytt ekosystem. Ulrika Rosén, Travel Manager på RWE Renewables, delar sina insikter om vart branschen är på väg – och vad som krävs av framtidens resepartner.
Med ökade krav på hållbarhet, teknikskiften och kostnadsoptimering utmanas de traditionella affärsresebyråerna att hitta nya sätt att skapa värde. Vi har pratat med Ulrika Rosén, Travel Manager på RWE Renewables, om hur hon ser på byråernas framtida roll.
Affärsresebyråer – ofta kallade TMCs (Travel Management Companies) – fungerar som mellanhand och rådgivare för företag när det gäller planering, bokning och hantering av affärsresor. Deras uppdrag sträcker sig från att boka flyg, hotell och transporter till att stötta med resepolicyer, rapportering, riskhantering och hållbarhetsanalys. Kort sagt handlar det om att skapa kontroll, effektivitet och trygghet genom hela reskedjan – före, under och efter resan.
Men landskapet förändras snabbt. Teknik som API-integrationer, AI och datadrivna analysverktyg – tillsammans med ökade krav på minskat klimatavtryck – formar nya förväntningar på vad en affärsresebyrå ska leverera. Vissa menar att deras traditionella roll blir smalare, andra ser att byråerna snarare måste ta steget mot att bli strategiska partners.
Mot den bakgrunden ville vi veta hur en erfaren Travel Manager inom energibranschen – där hållbarhetsfrågor är centrala – ser på framtiden.
”Servicen från vår affärsresebyrå ska vara komplett”
Kan du berätta lite om din roll som Travel Manager på RWE Renewables – vad gör du i praktiken och vilka utmaningar möter du i vardagen?
– Jag är global travel manager och har ansvaret för att våra resenärerna kan boka resor smidigt och att allt fungerar när de ska resa i tjänsten, dvs. servicen från vår affärsresebyrå är komplett. Jag har huvudansvaret i relationen med vår resebyrå i samtliga länder.
”Proaktivitet och innovation var avgörande i upphandlingen”
Hur påverkar RWE Renewables fokus på hållbarhet ert sätt att resa och era förväntningar på en affärsresebyrå?
– Service och kännedom om vårt resemönster är A och O för vår affärsresebyrå. Att man har en förståelse för resenärens behov men också vår policy. Proaktivitet och innovation inom ny teknik är viktigt och var mycket viktiga då vi gjorde vår upphandling för 18 månader sedan.
”Vi har ett fantastiskt samarbete med ett proaktivt team”
Vilken roll spelar affärsresebyrån för RWE Renewables i dag, och vilka delar av samarbetet värdesätter du mest?
– Då vi bokar online i väldigt hög utsträckning är kunskap om vårt verktyg mycket viktigt så att resenärerna kan få hjälp vid tekniska frågor.
– Vi har ett fantastiskt samarbete med ett mycket proaktivt globalt men även lokala team och hur man har speglat vår organisation gör att samarbetet funkar smärtfritt. Vid behov av eskalering är denna organisation väldigt värdefull. Vår partner är dessutom i framkant när det gäller teknik men jobbar väldigt nära bl.a. Amadeus som har varit till stor hjälp för oss då vi har direktavtal med vårt bokningsverktyg.
”Affärsresebyrån måste våga testa nytt”
Vilka förändringar i omvärlden – som ny teknik, hållbarhetskrav eller säkerhet – påverkar affärsresebyråernas arbete mest just nu?
– Säkerhet och lagkrav är det som kan ändras dagligen och där är det mycket viktigt att affärsresebyrån har ett snabbt och agilt sätt att kommunicera detta på.
– Teknik är A och O och affärsresebyrån måste ligga i framkant inom detta område och våga testa nya lösningar och inte hålla fast vid det traditionella. Den nya generationen affärsresenärer förväntar sig att kunna boka sina jobbresor lika smidigt och ”modernt” som sina privatresor.
”Ett strategiskt partnerskap kräver mycket”
Tror du att affärsresebyråerna kommer att bli mer av en strategisk partner framöver, och vad krävs i så fall för att de ska lyckas med det?
– Svårt att svara på men jag hoppas det. Samtliga punkter ovan blir så att säga ett minikrav för ett strategiskt partnerskap. Eller så riskerar affärsresebyrån att bli en leverantör bland många andra.
”Nätverket behöver bredare kunskap”
Hur kan samarbetet mellan företag och resebyråer bli bättre, och vilka vanliga misstag vill du undvika i samarbetet?
– Förutom ovan nämnda saker så behöver de skapa sig en större förståelse om hur kundens organisation är uppbyggd. Inte bara nya krav på teknik men även på vem mottagaren av informationen är. Resor är en del av en större process inom många företag och det kanske är en finanscontroller som är mottagaren av data, en IT-tekniker som ska utvärdera en lösning, en jurist som vill prata personuppgifter och detta ställer krav på att affärsresebyråns huvudkontakt, s.k. account manager, har kunskap och rätt organisation bakom sig. En TM vill inte behöva lägga en ticket i ett system för att få svar på en fråga. ”Nätverket” i relationen behöver ha större och bredare kunskap och antagligen behöver fler vara involverade för att kunna ge bästa support.
– Sedan vill jag se ett större partnerskap mellan resebyråerna och övriga i leverantörskedjan och det är något jag känner har försvunnit genom åren. Om jag som kund väljer att göra avtal med t.ex. en hyrbilsfirma förväntar jag mig att även min TMC har en relation med dem och respekterar dessa val. Detta är något jag känner har försvunnit genom åren och att TMC har ”distanserat” sig lite från övriga leverantörer.
Vill du fördjupa dig i frågan?
Affärsresor fortsätter att förändras – och relationen mellan företag, resebyråer och teknikleverantörer utvecklas i snabb takt. Den som vill höra fler perspektiv och ta del av aktuella insikter kan delta i SBTA:s event ”Affärsresebyråns framtid”, där branschens experter samlas för att diskutera just dessa frågor.
Läs mer och anmäl dig här: sbta.se/evenemang/affarsresebyrans-framtid
