HR är en ny maktfaktor i affärsresandet – är organisationen redo för ansvaret?
ARBETSLIV · RISK · MOBILITET · AFFÄRSRESOR · KONFERENSER
En medarbetare blir kvar när luftrummet stängs. Ett ledningsmöte samlar känsligt material på ett hotell där ingen har kontrollerat behörighet eller IT-miljö. En kollega förlänger tjänsteresan privat – och hamnar mitt i en kris.
Vem äger frågan? Travel, Security, Inköp, chefen eller HR?
Det korta svaret är: alla. Men någon måste få helheten att fungera.
2026-09-03 · Blogg av Fredrik Hermelin, Sveriges Affärsreseförening (SBTA)
The Economist skrev i våras en uppmärksammad artikel med titeln "How HR took over the world". Provocerande rubrik, men utvecklingen är lätt att känna igen: HR befinner sig allt närmare företagskultur, strategi, risk, data och ledningens svåraste beslut.
Inom affärsresor, möten och event syns det tydligt. Resepolicyn är inte längre ett dokument om bokningskanaler och hotellpriser. Den är ett löfte om hur arbetsgivaren skyddar sina människor när arbetet flyttar utanför kontoret.
Affärsresan är en arbetsplats i rörelse. Flygplatsen, tåget, hotellrummet och konferensen blir delar av arbetsplatsen för den som reser. Arbetsgivarens ansvar tar inte paus för att passerkortet ligger kvar hemma. Därför växer HR och Travel Management samman.
HR har perspektivet på arbetsmiljö, inkludering, hälsa och medarbetarupplevelse. Travel Management kan resesystemen, leverantörerna och den praktiska verkligheten. Security och Risk förstår hotbilden. Inköp skapar kommersiell struktur. Arbetar funktionerna var för sig uppstår luckor – och det är ofta medarbetaren som hamnar i dem.
Frågan är inte längre vem som bokar resan. Frågan är vem som tar ansvar när något slutar fungera.
Frågan ingen vill få klockan 02.13
När en incident inträffar blir organisationens verkliga mognad synlig. Vet vi vilka medarbetare som befinner sig i området – även konferensdeltagare, gruppresenärer och den som lagt till privata dagar? Vem får fatta beslut om ombokning eller evakuering? Vad händer om den vanliga kommunikationskanalen inte fungerar?
I SBTAs workshops om beredskap återkommer samma behov gång på gång: tydliga mandat, full resenärssynlighet, förberedda kommunikationsvägar och starka partnerskap med resebyråer, hotell och säkerhetsleverantörer. Många organisationer har verktygen. Färre har testat processerna under realistisk press.
Möten och event koncentrerar risken – och inkludering måste fungera på resande fot
Ett större möte samlar ledning, specialister, kunder och leverantörer på samma plats. Där finns människor, data och ibland känsliga affärshemligheter. Ändå hamnar möten och event ofta utanför organisationens ordinarie riskarbete – deltagarlistor, behörighetskontroll, säkra transporter, utrymningsplaner, och i vissa fall hantering av mobiltelefoner och AI-baserade mötesassistenter. Det betyder inte att varje konferens ska kännas som en säkerhetsövning. Det betyder att skyddet ska motsvara risken. Den bästa säkerheten märks knappt – förrän den behövs.
Samma princip gäller resepolicyn i stort. En policy byggd för en tänkt standardresenär skapar lätt otrygghet och onödig friktion. Medarbetare kan ha funktionsvariationer, medicinska behov, graviditet, omsorgsansvar eller säkerhetsbehov kopplade till kön, identitet, religion eller destination. Likvärdigt är inte alltid identiskt. Här har HR en avgörande roll: att skapa principer som tillåter anpassningar – utan att medarbetaren behöver lämna ut mer känslig information än nödvändigt.
När HR och Inköp arbetar tillsammans blir avtalet bättre
SBTAs rundabordssamtal med myndigheter och leverantörer visar hur lätt upphandlingar fastnar i pris, rangordning och formella skallkrav. Men det billigaste avtalet är inte alltid det som skapar lägst kostnad – särskilt inte när en störning inträffar.
Inköp bidrar med marknadskunskap och uppföljning. HR bidrar med medarbetarperspektiv och people risk. Travel Management vet vad som fungerar i vardagen. Tillsammans kan funktionerna ställa bättre frågor: Vilken service levereras när resan går fel? Kan leverantören snabbt dela korrekt data? Finns resurser för implementering – eller köper vi ännu ett avtal som ser bra ut men aldrig börjar leva?
AI kan knyta ihop systemen – men inte ta över ansvaret
Automatisering och AI förändrar redan bokning, utlägg, policyvägledning, riskvarningar och analys. Potentialen är stor: mindre administration, snabbare stöd, bättre beslut. Men tekniken skapar bara värde när systemen hänger ihop, data håller kvalitet och det finns tydliga regler för integritet och mänsklig kontroll. AI kan upptäcka en avvikelse och skicka en varning. Den kan inte bära arbetsgivarens moraliska ansvar. Därför behöver HR vara med när framtidens reseplattformar utformas.
Fem frågor för nästa ledningsmöte
1. Vem äger Duty of Care – och vem har mandat att fatta beslut under en kris?
2. Kan vi lokalisera och nå resenärer och deltagare, även vid konferenser, gruppresor och bleisure?
3. När testade vi senast våra krisprocesser tillsammans med leverantörerna?
4. Stödjer resepolicyn arbetsmiljö och inkludering – eller bara kostnadskontroll?
5. Delar HR, Inköp, Travel, Security och ledningen samma data, mål och ansvar?
HR har inte tagit över världen – men fått en självklar plats i rummet
The Economist hade rätt i att HR växer. Men vår poäng är inte att HR ska ta över allt. Tvärtom – HR:s nya styrka ligger i förmågan att få människor, policy, teknik och ansvar att dra åt samma håll.
På SBTA har vi byggt upp kunskap om precis det här: resepolicy, Duty of Care, riskhantering, upphandling, Meetings & Events, automatisering och AI. Genom utbildningar, rundabordssamtal och branschöverskridande möten samlar vi Travel Managers, HR, Inköp, säkerhetsfunktioner och leverantörer kring samma bord. Den HR-funktion som plötsligt får fler frågor om affärsresor och konferenser behöver inte börja från ett tomt papper.
Affärsresandet är ett av de rum där framtidens arbetsliv formas. När människor rör sig, flyttar arbetsgivarens ansvar med dem.
Fredrik Hermelin
General Manager, Sveriges Affärsreseförening (SBTA) · Över 30 års erfarenhet av affärsresor och möten
