Navigera säkert och hållbart i en stormig värld
Krönika av Michael Schüller, VD Svenska Möten
Vi befinner oss i en tid där förändring är det enda konstanta. För dig som travel manager eller inköpare av konferenstjänster har kravbilden förändrats i grunden – från att tidigare fokusera på kostnad och logistik till att idag också ta ett tydligt ansvar för säkerhet, transparens, hållbarhet och mänsklig samhörighet. Den goda nyheten? Du behöver inte stå ensam i detta. En strategisk mötespartner kan vara din viktigaste allierade på vägen framåt.
Säkerhet är inte längre ett tillval – det har blivit ett krav
Det senaste året har cybersäkerhet seglat upp som en central fråga inom mötesplanering. Ökad geopolitisk oro, AI-utveckling och ett skifte mot outsourcad deltagarhantering ställer nya krav – både på verktyg, rutiner och fysisk miljö. ISO 27001 är idag inte bara ett plus i kanten utan ett branschkrav hos många större kunder.
Utöver teknisk säkerhet efterfrågas nu även rensning av AV-utrustning, separata wifi-nät per kund och möjlighet att legitimera sig med BankID vid möten. Det handlar inte bara om att skydda data – utan också om att bygga förtroende i en osäker tid.
Tips från Svenska Möten
Inkludera IT-säkerhet redan i offertfasen. Fråga leverantörerna:
Har ni ISO 27001 eller likvärdig certifiering?
Hur hanteras personuppgifter som deltagarlistor, registrering av deltagare, bordsplacering med mera?
Hur hanteras företagsinformation som till exempel hanteras via länkar, dokument och AV-utrustning?
Hur tränas mötesledare och moderatorer i säkerhetsfrågor?
Trygghet i leverantörsledet – det nya normala
Trygghet handlar inte bara om IT. I en tid där kraven från kunder och samhälle ökar kring hållbarhet, arbetsvillkor och affärsetik, behöver du ha koll på hela leverantörskedjan. CSRD – EU:s nya direktiv för hållbarhetsrapportering – påverkar inte bara storföretag, utan även alla deras partners och underleverantörer.
Även om det just nu är klart att CSRD-direktivet pausas tillfälligt för de flesta bolag från och med 1 januari 2026 samt att vissa förenklingar kommer att ske är vårt råd tydligt: vänta inte. Många företag har redan börjat anpassa sig till den nya verkligheten. Det är klokare att vara steget före, än att behöva göra en panikvändning när kraven väl slår in.
Att ha uppdaterade styrdokument – som hållbarhetspolicy, resepolicy samt att säkerställa att leverantörer har en kvalitativ uppförandekod enligt era behov – är hygienfaktorer. Att dessutom börja samla in och följa upp data kring utsläpp, resor och social påverkan kan vara en konkurrensfördel gentemot era målgrupper och kunder.
Vår trendrapport 2025 visar att vi nu kliver in i en era där social hållbarhet blir lika viktig som ekologisk. Människor vill känna tillhörighet. Det innebär att sociala dimensioner – som psykologisk trygghet, dialog och inkludering – också bör synas i era policys och uppföljningar.
Att tänka på
Säkerställ att era styrdokument (hållbarhetspolicy, resepolicy, uppförandekod och inköpspolicy) är uppdaterade.
Börja mäta utsläpp, sociala effekter och leverantörskedjans ansvarstagande.
Mötesupplevelsen som strategisk resurs för social hållbarhet
Den fysiska konferensen är inte längre en fråga om logistik – utan en spegling av hela organisationens värderingar. Svenska Mötens Trendrapport 2025 visar på ett paradigmskifte: från agenda till helhetsupplevelse. Allt fler konferenser efterfrågar interaktivitet, social återhämtning och starka narrativ. Platsen spelar roll! Vad det gäller platsen ser vi också att det blir allt vanligare att våra kunder efterfrågar så kallade ”takeovers” eller ”buyouts”, att boka hela anläggningen för konferensen med syftet att skapa ett starkare ”vi” för att bygga sammanhållning och företagskultur.
Tips från Svenska Möten
I stället för att bara fråga vad som är syfte med mötet, fråga också vad mötet ska GE deltagarna. En djupare förståelse för deltagarnas behov stärker både syfte, innehåll och känsla av inkludering och är ovärderligt för mötesdesignen.
Kom ihåg att mötet börjar långt innan och slutar långt efter själva mötet. Se över möteskompetensen, behöver den höjas?
Inför rutiner för att efter konferenser följa upp om deltagarna upplevde gemenskap, inkludering och psykologisk trygghet under själva mötet.
Vad innebär det för dig som inköpare av mötestjänster?
Du blir – vare sig du vill eller inte – en nyckelspelare i företagets hållbarhets-, säkerhets- och kulturarbete. Det innebär nya förväntningar vid varje inköpstillfälle. Det handlar inte längre bara om pris och plats, utan också om att säkerställa att de möten du bokar är trygga, säkra och hållbara.
Genom att samarbeta med en mötespartner behöver du inte göra hela jobbet själv. Med Svenska Möten som partner får du stöd i hela värdekedjan, oavsett det handlar om certifieringar, säkerhetsrutiner eller hållbarhetsmål. Vi säkerställer att de anläggningar vi rekommenderar har den dokumentation och de strukturer som krävs.
Vi kan till exempel hjälpa dig att:
Endast förmedla anläggningar som uppfyller era ställda krav.
Hålla koll på säkerhetsrutiner, hållbarhetsmål och dokumentation.
Guida dig i frågor som rör social arkitektur och AI-hantering i samband med era konferenser.
Tillsammans kan vi säkerställa:
Att anläggningen ni bokar är certifierad (till exempel ISO 27001 eller motsvarande).
Att hållbarhet, tillgänglighet och upplevelse är integrerade i mötesplaneringen.
Att AI-stöd används etiskt och transparent – med frivillighet och tydlighet.
Kanske kan allt detta kännas övermäktigt. Men det är just därför vi finns här. På Svenska Möten har vi expertis inom både hållbara och säkra möten. Vi hjälper dig att ta fram rätt underlag, följa upp, och hitta lösningar som inte bara är bra för miljön – utan också stärker ditt företags ansvarstagande och konkurrenskraft.
Den nya nyckeln: mänsklig närvaro
Social hälsa har seglat upp som en strategisk faktor för både produktivitet och trivsel. Möten som stärker "vi-känsla" är inte längre nice-to-have – de är affärskritiska. Det är här du kan göra skillnad genom att välja anläggningar och upplägg som skapar mening, tillit och tillhörighet.
Vägen framåt – tillsammans
Vi befinner oss mitt i en transformation där planering och bokning av möten och konferenser inte längre främst handlar om ”logistik” utan en spegling av hela verksamhetens ansvarstagande. Om ansvar, mening och människovärde. Det är en utveckling som kan kännas överväldigande, men också en chans att leda.
“Välj inte bara pris – välj rätt partner” säger Michael Schüller, VD på Svenska Möten.
Avlutande råd
Välj inte bara pris – välj rätt partner. Det kommer underlätta att leva upp till krav som efterfrågas av inte bara av dig som travel manager eller inköpare, utan även från medarbetare och lagstiftare. Och i slutändan kanske även era kunder. Och din mötespartner ska kunna hjälpa dig hela vägen.
Krönikan från Svenska Möten publiceras som en del av Svenska Mötens och SBTAs Partnerskap
Det är dock viktigt att Sveriges Affärsreseförening, SBTA fullt står bakom innehållet att det är en viktig strategi för företag att ha ett tydligt mötes & events program kombinerat med sin affärsrese-& mötespolicy oavsett vilken partner man väljer att arbeta med.
/Fredrik Hermelin
General Manager, Sveriges Affärsreseförening, SBTA
