Expense Management är en strategisk del av affärsresande och konferenser
Affärsresandet förändras snabbt. Under 2026 handlar Travel Management inte längre bara om bokningar, avtal, resepolicy och resekostnader. Det handlar i allt högre grad om data, kontroll, compliance, hållbarhet, resenärsupplevelse och effektivitet i hela flödet - från resa och utlägg till rapportering, uppföljning och affärsvärde. För företag med stora och komplexa volymer inom expense management blir detta en allt viktigare fråga. När organisationer har många resenärer, flera marknader, olika kostnadsställen, korttransaktioner, traktamenten, milersättning och lokala skatteregler, räcker det sällan med manuella processer eller fragmenterade lösningar.
Blogg av Fredrik Hermelin
Här ser vi på SBTA att digitala verktyg och specialiserade lösningar får en allt viktigare roll. Ett exempel är Skovik, medlem i SBTA, som arbetar med expense management och hjälper företag att automatisera och förenkla hanteringen av utlägg, reseräkningar, traktamenten, milersättning och korttransaktioner.
För många organisationer handlar detta inte bara om att minska administration. Det handlar om att skapa bättre kontroll, högre policyefterlevnad, mer tillförlitlig data och en enklare vardag för både resenärer, attestanter, ekonomiavdelningar och Travel Managers.
Från administration till styrning
Traditionellt har utläggshantering ofta setts som en administrativ efter-process. Resan genomförs, kvitton samlas in, rapporter skickas in och kostnader kontrolleras i efterhand. Men i en tid där affärsresor granskas mer noggrant och där varje resa förväntas visa tydligare syfte och värde, blir även expense management en del av företagets strategiska kontrollmiljö.
Rätt hanterat kan utläggsdata ge viktig information om beteenden, kostnadsdrivare, policyavvikelser, leverantörsanvändning, hållbarhet och regelefterlevnad. Det gör att frågan rör sig närmare ledning, inköp, finance, HR, hållbarhet och Travel Management.
För större organisationer blir volymen i sig en utmaning. Många små avvikelser, manuella moment eller bristande integrationer kan snabbt skapa betydande kostnader, risker och ineffektivitet. Därför blir automation, systemintegration och tydliga processer allt viktigare.
AI, automation och compliance
En av de tydligaste utvecklingarna inom affärsresor och expense management under 2026 är att AI och automation börjar få praktisk betydelse i vardagen. Det handlar inte om teknik för teknikens skull. Det handlar om att lösa konkreta problem: att läsa kvitton automatiskt, minska manuell inmatning, matcha korttransaktioner, flagga avvikelser, förenkla attestflöden och stärka policyefterlevnad.
För Travel Managers innebär detta en viktig möjlighet. När expense management kopplas tydligare till resepolicy, affärsregler och rapportering kan organisationen få bättre överblick över vad resandet faktiskt kostar och hur väl det följer företagets riktlinjer.
“Framtidens affärsresande handlar inte bara om hur vi reser - utan om hur vi mäter, följer upp och förstår hela kostnadsflödet bakom resandet.”
Skovik är ett exempel på en aktör som arbetar i denna utveckling, med lösningar för bland annat kvittohantering, traktamente, milersättning, kortavstämning och integrationer med befintliga ekonomi-, HR- och affärssystem. För företag med stora och komplexa volymer kan den typen av lösningar vara en viktig del i att skapa mer effektiva och kontrollerade processer.
Hållbarhetsdata och rapportering
En annan viktig utveckling är kopplingen mellan affärsresor, utsläppsdata och rapportering. I Norden är hållbarhet fortsatt en självklar del av Travel Management. Frågan handlar allt mindre om generella ambitioner och allt mer om data, ansvar, uppföljning och konkreta val.
När företag arbetar med CSRD, Scope 3 och bredare hållbarhetsrapportering blir kvaliteten på data avgörande. Här kan expense management-system bidra till att skapa bättre insyn i resekostnader, resmönster och i vissa fall även klimatpåverkan kopplad till medarbetares resande och utlägg.
Detta gör att expense management inte längre kan ses isolerat från reseprogrammet. Kostnad, policy, hållbarhet och användarbeteende hänger ihop.
Ett område där Travel Management och Finance möts
För SBTA är utvecklingen tydlig. Travel Management och Finance växer allt närmare varandra. Resekostnader, utlägg, kortdata, policy, risk, hållbarhet och rapportering är delar av samma ekosystem. Det innebär att framtidens Travel Manager behöver förstå mer än själva resan. Rollen behöver också kunna tolka data, identifiera risker, samarbeta med ekonomi och inköp, samt bidra till bättre styrning av hela reserelaterade kostnadsflödet.
Samtidigt behöver lösningarna fungera i praktiken. Användarvänlighet är avgörande. Ett system som är svårt att använda riskerar att skapa låg efterlevnad, mer manuellt arbete och sämre datakvalitet. Därför blir kombinationen av automation, enkelhet och kontroll central.
SBTA reflektion
Expense management är inte längre bara en fråga om kvitton och reseräkningar. Det är en viktig del av moderna affärsreseprogram.
När affärsresandet blir mer datadrivet, mer granskat och mer kopplat till affärsvärde behöver företag bättre kontroll över hela kostnadsflödet. För organisationer med stora och komplexa volymer kan specialiserade lösningar, som exempelvis Skovik, vara en viktig del av arbetet med att minska administration, stärka compliance och skapa bättre beslutsunderlag.
Det är också därför frågan är relevant för SBTA medlemmar. Framtidens affärsresande kommer inte bara att handla om hur vi reser, utan också om hur vi styr, mäter, följer upp och förstår värdet av resandet.
Läs Mer Här: https://skovik.com/sv/
Profil: Fredrik Calissendorff, Co-founder Skovik
Fredrik Calissendorff är Co-founder på Skovik och har en bakgrund från Handelshögskolan i Stockholm. Han har varit en tydlig röst i diskussionen om hur AI och automation kan förenkla expense management och skapa verkligt värde för företag.
I samband med GBTA Europe Fundamentals of Business Travel Management, Nordic Edition, talade Fredrik om hur ny teknik kan användas praktiskt inom affärsresor och utläggshantering. Det är en viktig diskussion, eftersom många organisationer nu går från att fråga om en leverantör "har AI" till att fråga vilket problem tekniken faktiskt löser.
