Bästa tipsen för affärsresor under de olympiska spelen i Paris 2024

En blogg från Reed & Mackay

Paris är en globalt erkänd knutpunkt för affärsresor, möten och evenemang – såväl som för fritidsresor. Att organisera affärsresor till den livliga franska huvudstaden kräver dock särskilt noggrann planering under globala evenemang, som de olympiska spelen i Paris 2024, då miljontals besökare förväntas fylla staden. Om din organisation planerar affärsresor eller evenemang i staden under de olympiska spelen (26 juli – 11 augusti) eller de paralympiska spelen (28 augusti – 8 september) kan du läsa mer om hur man tar sig fram i Paris under denna hektiska tid.

FÖRBERED DIG PÅ STARK EFTERFRÅGAN, HÖGA PRISER

Att hitta en mötes- och evenemangslokal och gruppboende i närheten av huvudstaden under de olympiska spelen kommer att bli en utmaning, förklarar Harriet Warren, teamledare för Reed & Mackay Events.

”Hög efterfrågan och bristande tillgänglighet innebär att priserna redan är upp till fyra gånger högre än genomsnittet”, säger hon. ”Många hotell har till och med infört miniminätter för bokningar av mötesrum.”

Om det inte finns någon flexibilitet i din organisations datum för affärsresor kan områden längre bort från Paris centrum vara ett bättre alternativ, även om boenden upp till en timme bort för grupper redan är nästan fullbelagda.

Reed & Mackays Global Programme Manager, Commercial, Slavka Gindeva håller med om att affärsresenärer bör överväga att bo utanför staden. ”Även om du bokar nu höjer hotellen priserna och kan till och med neka en bokning”, förklarar hon. ”Vi ser en del förslag på företagspriser för destinationer utanför Paris och de delar upp nästa år i säsonger, före och efter sommaren; det är då du är mer benägen att se företagspriser snarare än under OS-perioden.”

Warren tillägger att även om gruppbokningar redan är låsta, kan det finnas en kompromiss för dem med färre än 10 rumsreservationer. ”Vissa kunder har varit villiga att dela sovrum eftersom det är viktigt att vara nära Paris under den tiden”, tillägger hon.

”För företag vars grupper också deltar i de olympiska spelen kan det vara möjligt att ordna boende genom bostadsrättsföreningar eller begära tillstånd genom kontrakterade hotell.”

PLANERA FÖR EXTRA RESTID

Om din organisation måste vara i Paris sommaren 2024, räkna med att – på grund av den stora tillströmningen av internationella resenärer – tiden för transfer från flygplatserna kommer att vara längre, eftersom ett större antal måste gå igenom tull och säkerhet.

I Paris kommer det att ske en betydande ökning av antalet personer som använder kollektivtrafiken. Ökade trafikstockningar förväntas också, särskilt mot de olika OS-orterna i Paris, inklusive Eiffeltornsstadion, Paris La Défense Arena och Chateau de Versailles. Affärsresenärer bör planera in extra tid för att ta sig till och från möten och evenemang.

Vid tidpunkten för publiceringen har det franska järnvägsföretaget SNCF ännu inte släppt information om tidtabeller eller priser för tågresor under de olympiska spelen i Paris 2024. Det är dock troligt att 15.000 tåg kommer att köras dagligen mellan den 26 juli och den 11 augusti.

Det kan löna sig att förboka privat biltransfer istället för att förlita sig på taxibilar; detta ger resenärer mer tid att ta sig till sina destinationer och tar bort stressen med låg taxitillgänglighet.

Tänk också på att Paris inte är den enda destinationen för olympiska evenemang och att dessa städer också kan drabbas av högre kostnader, högre efterfrågan och längre restid för att ta sig dit. Regionen Ile de France – som omger huvudstaden – kommer att stå värd för ett antal olympiska och paralympiska evenemang; andra värdstäder är Lille, Bordeaux, Nantes, Lyon, Saint-Etienne, Nice och Marseille.

DRA NYTTA AV DIN TMC:S STÖD

Det är viktigt att se till att resenärerna följer företagets resepolicy. Om resenärerna bokar utanför reseprogrammet sprids bokningsuppgifterna över olika plattformar och det är svårt att hålla reda på dem.

Programfragmentering ökar också säkerhetsriskerna när det gäller en organisations omsorgsplikt gentemot sina anställda, vilket kan påverka travel managerns förmåga att bemöta resenärer i en krissituation. TMC:s heltäckande bokningslösningar sparar inte bara tid för resenärer och reseansvariga, utan effektiviserar också datavisibiliteten och underlättar full kontroll över utgifterna.

PRIORITERA RISKHANTERING

Som alla värdstäder för de olympiska spelen kommer Paris att ha den högsta säkerhetsnivån och vara på sin vakt mot eventuella säkerhetsrisker. Se till att din policy för riskhantering implementeras i företagets policy för affärsresor. Reed & Mackays kunder har tillgång till R&M/Protect – vår unika plattform för riskhantering vid resor – som stöds av en intern Emergency Travel Service med experter.

Våra konsulter har också regelbunden kontakt med kunderna via e-post för att uppdatera dem om eventuella förändringar som kan inträffa inför resan och under vistelsen.

FLYTTA DINA MÖTEN

Warren rekommenderar att om det är möjligt att flytta mötet till en lugnare tid, till exempel månaderna efter de olympiska spelen i Paris 2024 i september och oktober, kan man undvika extra resestress. ”Detta kommer också att öppna upp för boendealternativ och vara mycket mer kostnadseffektivt”, tillägger hon.